Ti è stata affidata la preparazione di un evento molto importante. L’entusiasmo non manca ma c’è anche il timore di sbagliare qualcosa. Cominci a pensare a risultati catastrofici e ti assale un po’ di panico. Non esiste una formula magica che risolva questa situazione ma è possibile fare affidamento su alcuni, semplici accorgimenti che ti aiuteranno a organizzare al meglio il tutto.
Continua a leggere l’articolo e scopri i 5 segreti per un evento di successo.
1. Conoscere il budget e determinare gli obiettivi
Prima di pianificare è necessario determinare lo scopo dell’evento. Qual è il messaggio che si vuole trasmettere agli ospiti? In genere ci sono delle macrocategorie che includono gli obiettivi di una manifestazione: informare, celebrare, promuovere, attirare l’attenzione mediatica. Ad esempio, se si tratta di un matrimonio o di un compleanno, si parla di celebrazione, mentre una sfilata di moda stagionale è legata alla promozione di un particolare brand.
Dopo aver chiarito l’intento, è necessario decidere il budget. Sulla base di questo, potrai cominciare a pianificare. Valuta bene quello che hai intenzione di spendere e tieni a mente che potrebbero esserci delle spese improvvise.
2. Scegliere una location adeguata
Scegliere la location perfetta è un compito che richiede del tempo, per cui non aspettare l’ultimo momento per farlo. Per non deludere le aspettative degli ospiti, tieni a mente alcuni elementi che potranno aiutarti ad affittare lo spazio ideale. In primo luogo, cerca di trovare qualcosa che si adatti all’atmosfera che vuoi dare all’ evento. Ad esempio, se è una cena a tema rurale, puoi cercare un agriturismo o una villa di campagna. Se invece è un meeting di lavoro, devi prestare attenzione alla funzionalità delle sale.
Per essere perfetta, una location deve rispondere ai seguenti requisiti:
- essere abbastanza ampia per ospitare tutti i visitatori
- essere facilmente raggiungibile in auto o con i mezzi pubblici
- essere funzionale e dotata di tutti gli accessori necessari all’ evento
- essere priva di barriere architettoniche
Prima di decidere, fai un sopralluogo per constatare di persona l’adeguatezza dello spazio.
3. Scegliere i collaboratori
Per realizzare un evento perfetto è necessario essere circondati da collaboratori in gamba e professionali, in grado di cogliere l’intento dell’organizzatore e di operare in base a quello. Fai una lista dei ruoli di cui hai bisogno e dividi le persone in gruppi, coprendo ogni aspetto della manifestazione. Accoglienza, catering, gestione tecnica, sono tutti elementi che, se non curati, possono rovinare il risultato finale.
4. Realizzare un programma
Non si può pensare di ottenere un risultato di successo andando alla cieca. È necessario preparare un programma che informi i partecipanti delle varie fasi dell’evento, dando loro un margine di manovra su quello che vogliono o non intendono seguire. Realizza una cronologia dettagliata con orari e momenti spiegati con brevi frasi chiare.
Inserisci dei periodi di pausa, per permettere agli ospiti di rilassarsi, di fare un break per un caffè o presso il buffet o, semplicemente, per fare qualche telefonata o chiacchierata. Naturalmente, se vuoi stupire i visitatori, puoi inserire dei momenti a sorpresa che non rivelerai pienamente nel programma.
5. Promozione dell’evento
Se nessuno viene a sapere che ci sarà un evento, sarà molto difficile che abbia successo. Per questo c’è bisogno di fare promozione. Per facilitarti il lavoro e non dimenticare nulla ti conviene stilare un piano che preveda la realizzazione degli inviti, la pubblicità radio, televisiva e social e la creazione di contenuti ad hoc testuali, video e interattivi. Dai libero sfogo alla tua creatività e cerca di dare un tocco personale al tutto; in questo modo la tua festa si distinguerà.
Questi sono i 5 segreti per organizzare un evento perfetto. Servono solo un po’ di pazienza, tanta voglia di fare e la determinazione nel raggiungere i propri obiettivi.
