Qualsiasi evento ha bisogno di figure in grado di occuparsi dell’accoglienza degli ospiti, facendo da ponte tra il visitatore e la manifestazione stessa nel suo complesso. Questo ruolo è ricoperto dall’hostess. Ma chi è esattamente, e quali sono le sue mansioni?
Continua a leggere l’articolo per scoprirlo.
La Hostess: Chi è?
Per definizione la hostess è una giovane donna di bella presenza che rappresenta un’azienda all’interno di convegni, fiere e manifestazioni importanti. In breve è il volto di una società e per questo spesso viene scelta in base a precisi standard fisici e di personalità. Esistono più tipologie di hostess; sicuramente, visitando un evento, avrai notato che queste figure talvolta si trovano all’ingresso per fornire informazioni e per venire incontro alle esigenze degli ospiti.
Per poter ricoprire il ruolo è necessario possedere buone doti comunicative e relazionali, nonché la capacità di affrontare situazioni diverse con calma e lucidità. Specialmente per quanto riguarda eventi internazionali, le aziende preferiscono giovani che hanno la conoscenza di due o più lingue. Anche per quanto riguarda l’età c’è una preferenza, ovvero tra i 18 e 25 anni.
Ora che si è definita la figura, scopriamo le mansioni che le vengono affidate.
La Hostess: Cosa Fa Esattamente?
In genere, come già detto, la hostess si occupa di assistere gli ospiti e di essere di supporto all’organizzazione della manifestazione. Per essere più precisi, le sue attività vengono pianificate e ufficializzate nel corso del briefing. La società o l’ente responsabile ha il compito di formare queste figure, fornendo loro le conoscenze necessarie per svolgere al meglio le proprie mansioni.
I compiti di una hostess iniziano ancor prima dell’evento, con la collaborazione all’allestimento di eventuali stand e la preparazione dei locali o spazi aperti che ospiteranno i visitatori. Nel corso della manifestazione, la giovane donna si posiziona in un luogo ben visibile e raggiungibile e si occupa di assistere i visitatori o relatori, fornendo brochure informative o rispondendo alle domande dei partecipanti. Disponibile per tutta la durata dell’evento, la hostess si occupa anche di segnalare eventuali criticità al team organizzativo e di intervenire in caso di problemi.
È molto importante anche la chiusura di una manifestazione e la hostess è presente in tale, cruciale momento. Talvolta le è richiesto di distribuire questionari per permettere agli organizzatori di conoscere il tasso di soddisfazione dei visitatori.
Tipologie di Hostess
Il ruolo della hostess è piuttosto complesso ed è per questo che il mercato del lavoro cerca delle figure molto specifiche. Le più note sono la hostess Congressuale, la Promozionale e la hostess in Fiera.
1. Hostess Congressuale
Si presenta con un aspetto curato e sobrio e solitamente indossa una divisa fornita dall’ente organizzatore. Opera in particolare all’interno di congressi rivolti a categorie professionali, meeting e convention. Il suo compito è quello di accogliere i partecipanti e, eventualmente, registrarli, oppure distribuire materiale informativo e fornire delucidazioni in merito all’evento. Deve avere buona conoscenza di almeno una lingua straniera e avere una particolare predisposizione alla comunicazione con il pubblico.
2. Hostess Promozionale
Solitamente è possibile trovare questa figura presso stand all’interno di centri commerciali, nelle profumerie o all’interno di altri negozi simili. Hanno il compito di promuovere il brand che rappresentano e il loro scopo è incentivare le vendite.
3. Hostess in Fiera
Questo tipo di hostess è presente all’interno di fiere ed esposizioni e la si può trovare presso lo stand dell’azienda che rappresenta. Il suo compito è quello di accogliere e assistere il pubblico ma anche di fornire informazioni esaurienti riguardo l’azienda di cui è il volto.
Quello della hostess è un ruolo complesso e fondamentale all’interno di qualsiasi evento. L’accoglienza e il dialogo con i visitatori sono elementi cruciali per la buona riuscita di una manifestazione, non solo gli allestimenti, le luci o il buffet. L’organizzazione dev’essere a 360° e non si deve mani mancare di curare anche l’aspetto umano.
