L’ Event Manager o più semplicemente l’organizzatore di eventi, è la figura professionale che organizza conferenze, feste, cerimonie, meeting; questa figura professionale pianifica l’evento seguendo determinate fasi e si prende la responsabilità di gestire l’intero evento, facendo riferimento ad altre figure professionali, tra cui: allestitori, responsabile marketing, responsabile comunicazione, fotografi, tecnici audio-video-luci e molti altri.
Questi professionisti hanno un ruolo ben preciso e devono eseguirlo con la massima efficienza ed efficacia; se anche solo una di queste figure decide di non dare il massimo, tutte gli altri professionisti coinvolti ne risentono.
Immagina un evento con un fotografo che non è qualificato abbastanza o che, sottovaluta l’importanza dell’evento in corso, e decide di scattare delle foto che non sono all’altezza dell’evento stesso; il fotografo lavora a stretto contatto con il responsabile marketing e comunicazione, ciò vuol dire che qualsiasi foto scattata passa sotto l’occhio vigile del responsabile marketing che decide in seguito se il lavoro fatto dal fotografo può essere usato nei vari social media per sponsorizzare futuri eventi.
L’ organizzazione di eventi è ormai una priorità, attraverso l’esperienza del consumatore, è possibile aumentare le vendite di un prodotto o la richiesta di un servizio. Questo ovviamente se si parla di aziende, se parliamo di celebrazioni come matrimoni o compleanni, lo scopo dell’evento non è di vendere un prodotto. Ovviamente, se un evento è organizzato in modo corretto e tutti gli invitati si divertono, è più probabile che gli invitati poi, richiederanno lo stesso servizio.
La creazione di un evento però, richiede preparazione e si divide in tre fasi:
Prima fase | Progettazione
Questa fase è fondamentale per la realizzazione dell’evento, infatti dà il via al processo di organizzazione; vengono definiti gli obiettivi, le reali possibilità che l’evento possa essere organizzato, il luogo ed il tema.
Vengono coinvolte tante figure professionali, ma l’ultima parola ce l’ha il reparto tecnico che è la figura che dà l’autorizzazione per procedere con la realizzazione dell’evento.
Durante la progettazione è importante differenziarsi ed offrire un servizio unico, in modo tale da lasciare un segno sui partecipanti.
Seconda fase | Verificare la fattibilità dell’evento
Dopo la progettazione, bisogna verificare che l’evento sia fattibile. L’ ideazione e la creazione di un progetto è molto facile, la parte difficile sta nel ritornare al punto iniziale e analizzare ogni singola idea, verificandone la fattibilità.
Per esempio, bisogna andare ad individuare tutti i servizi che si vogliono offrire, i criteri qualitativi e quelli quantitativi.
I criteti qualitativi sono la vicinanza al target e l’ impatto sul territorio, quelli quantitativi riguardano il costo della gestione, il luogo e le difficoltà nella gestione dell’evento.
Quindi, imporsi un budget da rispettare per esempio, potrebbe essere un punto di partenza. Trovare un bilancio tra lasciare un impatto ai partecipanti ed avere un guadagno che si potrà poi investire in futuri eventi.
Terza fase – Pianificare le attività e fare una valutazione
L’ ultima fase consiste nel pianificare le attività che si andranno a svolgere; una volta che si è verificata la fattibilità dell’evento e delle attività, svolgerle è semplice.
Questa è la fase dove è necessario essere flessibili e creativi senza andare fuori budget, anzi, si dovrebbe essere in grado di realizzare l’evento avendo delle rimanenze del budget.
Al termine dell’ evento si predispone un bilancio consuntivo e si verifica il raggiungimento degli obiettivi che si erano posti in precedenza. E’ consigliabile fare un’attività di chiusura dove si consegnano ai partecipanti dei test di valutazione anonimi.
L’organizzatore di eventi è un tipo di lavoro che richiede passione e dedizione, all’ inizio non sarà proficuo, ma se svolto con determinazione può portare tante soddisfazioni; è un lavoro che richiede competenze comunicative perché è necessario lavorare in gruppo.
Annamaria Migliozzi, specialista del Marketers Festival afferma che il segreto è avere tante idee e tanta immaginazione; ci evidenzia anche il fatto che ogni evento ha dietro le quinte un team di persone che svolgono diverse mansioni e ogni membro del team è essenziale per la realizzazione dell’evento.
