Dal bilancio aziendale al party
Il pensiero di organizzare un Christmas Event può essere spaventoso. Hai molte persone da accontentare: amici, colleghi di lavoro, il tuo capo e forse anche clienti. Vogliono tutti divertirsi, ma molto probabilmente hanno idee diverse su ciò che è il “divertimento”.
È possibile che tu sia completamente organizzato e abbia già pianificato la tua festa di Natale, ma non essere troppo fiducioso, potrebbe esserci qualcosa che ti sei perso. Per questo motivo abbiamo messo nero su bianco i nostri consigli su come si organizza un Christmas party dal bilancio aziendale all’evento in sé.
Mettiti comodo: l’organizzazione parte ora!
Indice
- Redigi il bilancio aziendale
- Scegli la data
- Seleziona con cura la location per il Christmas Event
- Crea degli inviti sorprendenti
- Scegli del cibo di ottima qualità
- Imposta il tema e le decorazioni (senza essere banale)
- Armati di musica ed intrattenimento
- Resta in contatto con i tuoi ospiti prima dell’evento
- Guida i tuoi ospiti su come raggiungere la location
- Christmas Event: e durante il party?
1. Redigi il bilancio aziendale
Conoscere il tuo budget ti aiuterà a capire il tipo di evento che puoi pianificare.
- Scopri il tuo budget massimo il prima possibile;
- Lascia del margine per gli imprevisti, SEMPRE;
- Distribuisci il budget in tutte le aree;
- Le location per i Christmas party vengono generalmente fatte pagare di più, quindi dovrai tenerne conto. Risparmiare su questo ti consentirà di avere più budget da distribuire in altre aree.
2. Scegli la data
La scelta della data è particolarmente importante per un Christmas Event. Scegli alcune date che ritieni possano funzionare meglio: se non riesci proprio a decidere un giorno, invia lo stesso messaggio a tutti i tuoi amici, parenti e colleghi e chiedi loro in quale di questi giorni sarebbero liberi. Ovviamente non riceverai da tutti la stessa risposta, ma ricorda che la maggioranza vince.
3. Seleziona con cura la location per il Christmas Event
È necessario prenotare la location il prima possibile! Quindi ecco qualche consiglio:
- Cerca, cerca e cerca ancora: hai bisogno di un posto pratico;
- Quando visiti le location possibili scatta foto in modo da ricordare com’è una volta che te ne sarai andato e non scegliere la location solo sulla base dei ricordi.
4. Crea degli inviti sorprendenti
Le regole per creare un invito sorprendente per il tuo Christmas Event, sono poche, ma ESSENZIALI. Tutte le informazioni necessarie devono essere presenti sull’invito.
Fornisci alle persone TUTTI i dettagli, inclusi:
- Data;
- Orario di inizio;
- Tema (se ne hai uno);
- Dress Code: impostane uno e assicurati che i tuoi ospiti sappiano cosa significa;
- Indirizzo della location.
Una volta preparati gli inviti, fai una lista delle persone che hai invitato e spunta quelle che hanno già confermato.
5. Scegli del cibo di ottima qualità
La qualità del cibo e delle bevande che servi al tuo evento e il modo in cui le presenti, è sempre un punto di discussione. Il cibo colpisce tutti i sensi ed evoca sensazioni. Quindi, anche chi beve un drink di troppo, ricorderà quanto fosse buono o cattivo il cibo. Ricorda di pensare menu anche per esigenze alimentari differenti.
6. Imposta il tema e le decorazioni (senza essere banale)
Alcune persone pensano che il Natale sia un tema sufficiente per un Christmas party, ma se hai seguito la tradizione natalizia o hai scelto qualcosa di un po’ più esotico, avrai bisogno di dare alla tua location un aspetto sbalorditivo. Crea l’atmosfera con l’illuminazione ed usa decorazioni diverse che seguano il tema del tuo evento.
7. Armati di musica ed intrattenimento
Dovrai armarti di musica adatta per la sera. Inizia mettendo delle note di sottofondo, e poi punta su musica destinata ad aumentare gradualmente durante la serata. Avere musica è praticamente un obbligo per un Christmas event, ma cosa fare se vuoi offrire qualcosa di più? Conosci i tuoi ospiti meglio di chiunque altro, quindi saprai cosa funzionerà o no. Scrivi un elenco di idee per l’intrattenimento e affidati ad aziende che si occupano di intrattenimento per gli eventi.
8. Resta in contatto con i tuoi ospiti prima dell’evento
Hai svolto tutto il duro lavoro, ma è necessario rimanere in contatto con i tuoi ospiti durante tutto il periodo che precede la festa. Invia un’ultima comunicazione la mattina della festa con tutte le informazioni da ricordare; le persone la useranno come riferimento dell’ultimo minuto senza spulciare le vecchie email nella posta elettronica.
9. Guida i tuoi ospiti su come raggiungere la location
Immagino tu voglia fare tutto il possibile per aiutare i tuoi ospiti a raggiungere la location del tuo Christmas event, sia che si tratti del trasporto vero e proprio o semplicemente di identificare le stazioni della metropolitana più vicine o le compagnie di taxi locali. I tuoi ospiti vogliono godersi la serata e non preoccuparsi di trovare la strada.
10. Christmas Event: e durante il party?
Non cadere all’ultimo passaggio. Non sei lì per divertirti (non all’inizio comunque).
- Arriva presto per controllare TUTTO;
- Dai il benvenuto ai tuoi ospiti.
Quando la festa entrerà nel vivo potrai iniziare a rilassarti (forse…). Ma ricorda di restare abbastanza sobrio per essere pronto se qualcosa dovesse andare storto!
Organizzare un Christmas Event può essere davvero stressante e difficoltoso: non esiste una formula magica per il party perfetto, ma spero che con questi consigli l’organizzazione sarà un po’ più fluida. Ricorda che non devi organizzare un evento per forza da solo: affidarsi ad un Event planner potrebbe essere la soluzione perfetta.
