Se stai organizzando un evento, ma non hai idea di dove iniziare per scegliere la location perfetta, che faccia del tuo evento un successo, abbiamo qualche consiglio per te. Scegliere la location per eventi perfetta è piuttosto complicato: devi trovare la giusta posizione, capire se può riprodurre l’atmosfera che hai immaginato per il tuo evento e tanto altro.
Se sei ad un punto di stallo nell’organizzazione perchè non hai ancora trovato la location per il tuo evento, prenditi qualche minuto di pausa per leggere questo articolo.
INDICE:
- Location per eventi: sceglila il prima possibile
- Layout e atmosfera
- Capienza della location per eventi
- Tempo meteorologico
- Servizi
- Posizione
Location per eventi: sceglila il prima possibile
La prima cosa che dovresti considerare durante l’organizzazione di un evento è proprio la location. Dopotutto se non hai un luogo, non hai un evento!
1. Layout e atmosfera
Qualunque sia l’evento che stai organizzando, il layout della location sarà la prima cosa che dovrai considerare. Se stai organizzando una conferenza, è necessario che ci sia un palco e che le persone possano sedersi avendo la visuale libera; se è un matrimonio avrai bisogno di una conformazione da ricevimento. Insomma, assicurati di scegliere una location che ti consenta la configurazione del layout ottimale per il tipo di evento che stai organizzando. Anche l’atmosfera è un fattore da non sottovalutare: dai un’occhiata alla luce e al tipo di illuminazione esistente, all’arredamento e allo stile della location, per capire se puoi creare l’atmosfera giusta.
2. Capienza della location per eventi
La parte più complicata della scelta della location per un evento, è capire quante persone parteciperanno effettivamente. L’incertezza rende davvero difficile cercare la location della capienza giusta, ma prenotare la location il prima possibile è fondamentale. Basati sul numero di persone che hai invitato dando per scontato che tutti (proprio tutti) verranno al tuo fantastico evento. È meglio avere troppo spazio che non abbastanza! Per scegliere al meglio, chiedi al proprietario della location il numero massimo di persone consentite per legge per capire se quello potrebbe essere il locale giusto.
3. Tempo meteorologico
Se stai organizzando un evento all’aperto, è importante considerare la possibilità che il giorno del tuo evento si abbatta un ciclone con raffiche di vento mai viste prima. Si spera che non accada ovviamente, ma tu dovrai essere pronto anche a questo. Valuta in base al periodo dell’anno del tuo evento (certamente non organizzerai un matrimonio in pieno inverno all’aperto), quale location faccia al caso tuo. Se hai in programma di organizzare un evento all’aperto, sarebbe davvero fantastico se ci fosse la possibilità di affittare una location con anche uno spazio interno, per continuare la festa anche se dovesse nevicare in estate!
4. Servizi
Il locale ha una cucina e può fornire catering per il tuo evento? Ha i tavoli, sedie e tessili che puoi utilizzare? Ha gli strumenti per gli effetti speciali che avevi in mente? È un luogo senza barriere architettoniche? L’acustica è progettata nel modo corretto? Ha un’impresa di pulizie alla quale affidarsi per la preparazione e la pulizia della location al termine dell’evento?
Queste sono solo alcune delle domande che dovresti porti nel momento della scelta della location di un evento. L’importante è avere bene in mente quali servizi il tuo evento non deve mancare di avere, e fare in modo di ottenerli!
5. Posizione
Considera tutte le caratteristiche che deve avere la location e poi concentrati sulla posizione che dovrebbe avere. Assicurati che sia un luogo dotato di un ampio parcheggio se avrai un vasto numero di ospiti, oppure che la fermata dell’autobus sia abbastanza vicina. Ora che sai perfettamente cosa cercare in una location, scegliere la posizione sarà davvero un gioco da ragazzi.
Contattaci per ricevere assistenza nella pianificazione e per accompagnarti nella ricerca della location per il tuo evento perfetta oggi stesso.
